Was ist PDF/UA und woher kommt es?
PDF/UA steht für PDF/Universal Accessibility. Es handelt sich um einen ISO-Standard (ISO 14289-1), der definiert, wie PDF-Dateien strukturiert sein müssen, um tatsächlich barrierefrei zu sein. Während die WCAG allgemeine Regeln für barrierefreie digitale Inhalte festlegt, ist PDF/UA ein formatspezifischer Standard, der speziell auf die besonderen Eigenschaften von PDF-Dateien zugeschnitten ist.
Der Standard wurde von der PDF Association entwickelt, um sicherzustellen, dass PDF-Dokumente von Menschen gelesen und navigiert werden können, die auf assistive Technologien angewiesen sind – darunter Screenreader und Braillezeilen. Er wird in den Barrierefreiheitsvorgaben Deutschlands und der EU vielfach als Referenz herangezogen.
Warum PDF/UA für Barrierefreiheit wichtig ist
Auf den ersten Blick mag ein PDF sauber und gut gestaltet wirken – doch wenn es nicht den Regeln von PDF/UA folgt, kann es für Nutzer\:innen mit assistiver Technologie völlig unlesbar sein.
PDF/UA stellt sicher, dass das Dokument:
- eine logische Struktur mit Tags aufweist (z. B. Überschriften, Absätze, Listen)
- aussagekräftige Alternativtexte für Bilder und Grafiken enthält
- die Lesereihenfolge eindeutig festlegt
- eingebettete Schriften beinhaltet
- rein dekorative Elemente vom Screenreader ausschließt
Ohne diese Struktur können Screenreader das Dokument nicht korrekt interpretieren – wichtige Inhalte bleiben unzugänglich oder die Navigation wird erschwert.
PDF/UA und rechtliche Anforderungen
PDF/UA ist nicht nur eine bewährte Praxis – in vielen Fällen ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland wird PDF/UA als technische Grundlage für barrierefreie PDF-Dokumente in der BITV 2.0 und der DIN EN 301 549 genannt. Diese Normen gelten für alle digitalen Inhalte, die von oder im Auftrag öffentlicher Stellen veröffentlicht werden, sowie für zahlreiche Unternehmen, die im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen tätig sind.
In der Praxis bedeutet das:
- Wenn du Inhalte für den öffentlichen Sektor erstellst, müssen deine PDFs PDF/UA-konform sein
- Wenn du auf eine öffentliche Ausschreibung der deutschen Regierung reagierst, wird PDF/UA häufig vorausgesetzt
- Wenn du den Barrierefreiheitsanforderungen in der EU proaktiv gerecht werden möchtest, ist PDF/UA die richtige Grundlage
Tools wie der PDF Accessibility Checker (PAC) prüfen gezielt die PDF/UA-Konformität und werden häufig bei internen oder externen Audits eingesetzt.
Getaggtes PDF vs. PDF/UA: Was ist der Unterschied?
Viele glauben, dass ein „getaggtes PDF“ automatisch barrierefrei ist. Das stimmt jedoch nicht. Ein getaggtes PDF enthält lediglich eine gewisse strukturelle Markierung, die unvollständig oder fehlerhaft sein kann. Ein PDF/UA-konformes Dokument hingegen ist vollständig standardisiert und überprüfbar.
Der Unterschied liegt im Grad an Konsistenz und Vollständigkeit. Ein getaggtes PDF kann wichtige Metadaten wie die Dokumentensprache oder den Titel vermissen. Tags können inkonsistent vergeben sein, oder die Lesereihenfolge stimmt nicht mit dem visuellen Layout überein. Bilder können ohne Alternativtexte sein, oder die vorhandenen Alternativtexte beschreiben den visuellen Inhalt nicht aussagekräftig. Erst wenn ein PDF eine vollständige PDF/UA-Validierung besteht, gilt es als wirklich barrierefrei.
Ein PDF/UA-konformes Dokument zu erstellen, ist kein einzelner Schritt – es ist ein Prozess. Er beginnt mit einem richtig strukturierten Quelldokument.
Nachdem die Inhalte vorbereitet sind, muss die Datei mit aktivierten Barrierefreiheitseinstellungen exportiert werden. Dieser Export allein führt jedoch selten zu einem vollständig konformen PDF. Die meisten Dateien erfordern eine Nachbearbeitung mit speziellen Tools oder Software, um den Tag-Baum zu korrigieren, fehlende Alternativtexte hinzuzufügen und wichtige Metadaten wie Dokumententitel und Sprache festzulegen.
Warum sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner lohnt
Seien wir ehrlich: Die meisten Unternehmen kümmern sich nicht aus Leidenschaft um barrierefreie PDFs – sie tun es, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, Verträge einzuhalten oder Komplikationen zu vermeiden. Das ist völlig nachvollziehbar. Doch selbst dann erfordert die Erstellung PDF/UA-konformer Dokumente ein technisches Detailwissen und ein Workflow-Management, das viele interne Teams oft nicht leisten können.
Die Zusammenarbeit mit einem Partner, der auf PDF/UA spezialisiert ist, hilft dabei, den Prozess zu optimieren. Du sparst Zeit und interne Ressourcen, weil wiederholte Korrekturen und fehlerhafte Prüfungen vermieden werden. Formale Barrierefreiheitsanforderungen werden ohne Trial-and-Error erfüllt. Deine Dokumente behalten ihre Marken-Konsistenz und Designqualität, und die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern oder Prüfstellen wird deutlich effizienter.Suchst du nach PDF/UA Unterstützung?
PDF/UA ist die technische Grundlage für barrierefreie PDF-Dokumente. Erst dadurch wird aus einer gut gestalteten Datei etwas, das wirklich von allen genutzt werden kann – auch von Menschen, die auf assistive Technologien angewiesen sind. Wenn deine Organisation PDFs in der EU oder für deutsche Behörden veröffentlicht, ist die Einhaltung von PDF/UA keine Option, sondern Pflicht. Die gute Nachricht: Du musst kein Experte werden. Du brauchst nur den richtigen Partner.
Wir erstellen barrierefreie, prüfungssichere und ansprechend gestaltete PDF-Dokumente für Unternehmen, Agenturen und Institutionen. Lass uns über dein nächstes Projekt sprechen.
